如何與同事高效地遠(yuǎn)程協(xié)作？
一直是一個(gè)困擾公司和員工個(gè)人的問(wèn)題。
在遠(yuǎn)程辦公成為潮流的大趨勢(shì)下，辦公逐漸脫離時(shí)空的桎梏，從某種程度上說(shuō)更加靈活，但同時(shí)由于缺乏實(shí)時(shí)溝通，效率得不到保證。
其實(shí)，很多公司，尤其是大型跨國(guó)公司，在家辦公是一個(gè)成熟的政策，這個(gè)政策叫Work from Home。
在一些特殊情況下，員工可以申請(qǐng)?jiān)诩夜ぷ饕惶欤踔潦且欢螘r(shí)間。
跨國(guó)公司的辦公室之間本來(lái)就分布得比較遠(yuǎn)，所以團(tuán)隊(duì)之間的跨地域遠(yuǎn)程協(xié)作是非常重要的基本技能。
可是，中國(guó)很多公司其實(shí)缺乏遠(yuǎn)程工作的經(jīng)驗(yàn)，今天我就來(lái)與大家分享一下，在家辦公，怎么高效完成遠(yuǎn)程工作。
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在家辦公最大的挑戰(zhàn)，是遠(yuǎn)程之下，管理和溝通效率會(huì)大大下降。
下面，我們先給你拆解一下這個(gè)問(wèn)題，先說(shuō)管理和溝通效率為什么下降，然后再講怎么辦。
什么叫管理效率下降？
管理效率下降，是因?yàn)槟阋?jiàn)不到一些員工了，你沒(méi)辦法非常快速地安排工作、調(diào)整節(jié)奏，員工在做什么，遇到什么問(wèn)題，也沒(méi)辦法及時(shí)向你請(qǐng)示，得到你的指導(dǎo)，協(xié)同上就會(huì)遭遇挑戰(zhàn)。
溝通上具體會(huì)遇到什么問(wèn)題？
大家在一起的時(shí)候，遇到問(wèn)題，一抬頭就能跟旁觀同事說(shuō)一嘴，需要協(xié)助就喊一聲，大家可能還會(huì)快速地召集開(kāi)會(huì)等等，這些事情在遠(yuǎn)程辦公里都做不到。
尤其是每個(gè)人都在自己家里，如果有員工他不工作，你其實(shí)也不知道，他是不是因?yàn)樾那榻箲]，刷著疫情新聞無(wú)心工作，你也無(wú)法知道。
這些都會(huì)導(dǎo)致溝通效率下降。
怎么辦？
我分別是站在公司和員工的角度，給大家說(shuō)幾個(gè)建議：
第一個(gè)建議，加強(qiáng)定期溝通。
遠(yuǎn)程辦公時(shí)溝通顯得尤其重要，所以一定要加強(qiáng)定期的溝通。
怎么樣加強(qiáng)定期溝通呢？
建議大家要開(kāi)始實(shí)行兩個(gè)制度：
第一個(gè)制度是早會(huì)制度；
第二個(gè)制度是晚報(bào)告制度。
這兩個(gè)制度是遠(yuǎn)程工作有效率的基本保障。
什么意思？
在公司上班的時(shí)候，誰(shuí)準(zhǔn)時(shí)上班，誰(shuí)準(zhǔn)時(shí)下班，就算你不打卡，大家其實(shí)也能看得到。
可是在家辦公，你很難知道一個(gè)員工是不是準(zhǔn)時(shí)上班的。
而準(zhǔn)時(shí)上班這件事為什么重要呢？
那是因?yàn)榇蠹叶荚谕粋€(gè)時(shí)間段上班，才有彼此協(xié)同的基礎(chǔ)。
即便是遠(yuǎn)程工作，只不過(guò)是工作地點(diǎn)換了，工作時(shí)間段其實(shí)沒(méi)有換。
這意思是說(shuō)，你家里，依然是早上9點(diǎn)到下午6點(diǎn)上班的狀態(tài)，這時(shí)間段不能換，因?yàn)榇蠹倚枰獏f(xié)同。
怎么才能保證大家都9點(diǎn)上班呢？
所以第一點(diǎn)，建立早會(huì)制度。
比方說(shuō)，早上9點(diǎn)，每個(gè)部門(mén)都在微信群里開(kāi)個(gè)語(yǔ)音會(huì)議，溝通一下今天我們要做的事情是什么，每個(gè)人分別要做什么。
每個(gè)人都在會(huì)議里簡(jiǎn)單地講一分鐘，說(shuō)我今天大概要做這么一件事、兩件事、三件事……
簡(jiǎn)單地講一講就好，其實(shí)最重要的是大家互相提個(gè)醒，我們開(kāi)工了。
早會(huì)制度非常重要。晚報(bào)告是什么意思？
早會(huì)既然已經(jīng)提出了，我們今天要做這件事，其實(shí)就給了管理一個(gè)非常重要的依據(jù)。
到了晚上，每個(gè)人需要通過(guò)釘釘或者企業(yè)微信，把自己的報(bào)告發(fā)出來(lái)，講一下我今天做的事，每件事我做到什么程度了，今天的工作，我有一個(gè)怎樣的結(jié)果交付給大家。
所以早會(huì)晚報(bào)告，這兩個(gè)制度是進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)一個(gè)很重要的基本管理手法。
第二個(gè)建議，是把目標(biāo)拆解為任務(wù)。
這句話意思是說(shuō)，公司要懂得把本來(lái)是要在一天、一段時(shí)間里要完成的目標(biāo)，開(kāi)始拆解為每一天要完成的任務(wù)。
因?yàn)楹芏嗍虑椋ぷ髦芷诳赡苁且恢堋⒁粋€(gè)月，甚至更長(zhǎng)時(shí)間。
為了避免在遠(yuǎn)程辦公時(shí)失去目標(biāo)，我們需要把目標(biāo)拆解到一個(gè)個(gè)任務(wù)上，把objective拆解為task。
目標(biāo)要達(dá)成，每天的task也就是任務(wù)先要執(zhí)行到位。
舉個(gè)例子，公司要向客戶交付一套非常大的代碼，中間可能涉及到300多個(gè)功能。
作為項(xiàng)目管理者，就需要再把這個(gè)目標(biāo)聚焦到這周干什么、今天干什么。
比如，今天的任務(wù)，第一，我要給客戶打個(gè)電話，談項(xiàng)目計(jì)劃，疫情期間在家里完成設(shè)計(jì)。
第二，我要跟我的團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)，這個(gè)會(huì)是要確定我們節(jié)后三個(gè)主要提案的方向是什么，并且由我的團(tuán)隊(duì)交付出來(lái)這三個(gè)方向的基本設(shè)計(jì)框架。
你看，把目標(biāo)拆解為以天為單位的任務(wù)，這其實(shí)也在訓(xùn)練一個(gè)人的管理能力。
第三個(gè)建議，公司要為大家準(zhǔn)備好線上協(xié)作工具。
我們今天的溝通工具已經(jīng)非常好了，比如微信、企業(yè)微信和釘釘這一系列即時(shí)溝通工具。
但是大家辦公的時(shí)候，往往要基于同一個(gè)文件、同一批文件協(xié)同，而即時(shí)溝通工具并不能傳輸大規(guī)模的文件。
所以給大家介紹幾個(gè)工具。
文檔類，大家可以用類似于石墨、Office365這樣的軟件，他們可以支持多人在同一篇文檔上同時(shí)做修改。
有時(shí)候?qū)懸粋€(gè)項(xiàng)目計(jì)劃或者一篇報(bào)告，老板、助理、項(xiàng)目經(jīng)理、策劃員工，大家可能一直站在電腦面前說(shuō)，這個(gè)人說(shuō)這么改，那個(gè)人說(shuō)那么改，一起把文書(shū)改好。
這時(shí)候通過(guò)石墨或者Office365，大家可以在線共同修改同一篇文章，這個(gè)時(shí)候就達(dá)到了一個(gè)協(xié)同的目的。
傳輸類，我推薦可以用網(wǎng)盤(pán)。
比如說(shuō)，大家把每一天工作的成果都上傳到百度網(wǎng)盤(pán)，每天結(jié)束的時(shí)候，每個(gè)人都可以看到彼此交付的成果，第二天再基于這個(gè)成果來(lái)做第二天的工作。
百度網(wǎng)盤(pán)之外，釘釘和企業(yè)微信里面都有類似的功能。
還有溝通協(xié)作類工具，就是大家完成一個(gè)項(xiàng)目管理任務(wù)的工具，比較典型的就是像Teambition這樣的工具，就是我在《5分鐘商學(xué)院》里面介紹過(guò)。
比如前文第二個(gè)建議中，我們把目標(biāo)拆解成任務(wù)。
這時(shí)，如果我們借助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創(chuàng)建一個(gè)“任務(wù)”，設(shè)好3W（who do what by when）,也就是：任務(wù)內(nèi)容，執(zhí)行者，和截止時(shí)間。
這樣就可以大幅提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。
還有以前要開(kāi)會(huì)，開(kāi)會(huì)怎么開(kāi)呢？
你當(dāng)然依然可以用微信，但是要開(kāi)視頻電話會(huì)議的話，今天也有很多的公司提供了基于互聯(lián)網(wǎng)視頻的一些電話工具，比如騰訊會(huì)議，大家可以在網(wǎng)上去搜索一下。
以上三個(gè)建議是從公司角度來(lái)看，下面，我再?gòu)膫€(gè)人角度分享一些建議。
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我自己其實(shí)就是一個(gè)常年出差的人，遠(yuǎn)程辦公對(duì)我來(lái)說(shuō)是常態(tài)，我的員工相對(duì)我，他們也是遠(yuǎn)程辦公。
在家辦公，工作效率很容易變差。
為什么？
因?yàn)橐婚_(kāi)始你會(huì)覺(jué)得特別舒服，無(wú)拘無(wú)束。
但是稍微一段時(shí)間后，你就覺(jué)得特別難受，甚至工作效率會(huì)大大下降。也是因?yàn)闊o(wú)拘無(wú)束。
怎么才能提高在家工作的效率？我給大家分享幾個(gè)經(jīng)驗(yàn)。
第一個(gè)，準(zhǔn)時(shí)起床，穿戴整齊。
我經(jīng)常在酒店房間辦公，偶爾也會(huì)在家辦公。我給自己一個(gè)非常重要的要求就是，一定要早起之后，穿戴整齊。
不要覺(jué)得穿著睡衣很舒服，穿著睡衣吃早飯，吃完早飯趴在餐桌上就開(kāi)始干活了。
這個(gè)時(shí)候你會(huì)特別容易分神，因?yàn)槟氵M(jìn)入不了狀態(tài)。
你一定要當(dāng)作正常上班一樣，準(zhǔn)時(shí)起床，換上正式的衣服，這是一種儀式感。
這種儀式感會(huì)把你拉入到一個(gè)工作的狀態(tài)，很大程度上提高你的協(xié)作效率。
第二，一定不能在休息區(qū)域辦公。
反過(guò)來(lái)說(shuō)，不要在辦公的地方休息，在家里，要把做這兩件事的場(chǎng)所分開(kāi)。
如果你家里有書(shū)房，把書(shū)房當(dāng)成你的辦公場(chǎng)所。
早上從臥室起床，穿戴整齊，帶著背包正式地走進(jìn)書(shū)房，把門(mén)關(guān)上，就相當(dāng)于你到辦公室開(kāi)始辦公了。
這個(gè)過(guò)程很重要，在這里把一切工作資料都準(zhǔn)備好，注意，不要在這睡覺(jué)。
第三，清晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間。
在家辦公，對(duì)公司而言，考驗(yàn)的是把目標(biāo)拆解為任務(wù)的能力，對(duì)員工而言，非常考驗(yàn)區(qū)分工作和休息的能力。
這是什么意思呢？
就是你很容易工作著工作著，突然之間想要躺一會(huì)兒，就在沙發(fā)上躺一小會(huì)兒嘛。
躺下來(lái)就想，那我打開(kāi)電視看一會(huì)兒，休息一下……
一看就是很長(zhǎng)時(shí)間。
無(wú)法保持專注，這是在家辦公帶來(lái)的巨大挑戰(zhàn)，但這也是很鍛煉一個(gè)人的。
怎么才能清晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間呢？
建議大家用番茄鐘工作法，就是工作以25分鐘為一個(gè)單位，這25分鐘里，手機(jī)調(diào)成靜音，什么東西都不碰，告訴自己在這個(gè)時(shí)間里、在番茄鐘提醒你之前，別的什么都不能干，只能專心工作。
25分鐘之后休息5分鐘，這5分鐘可以去倒杯水、上個(gè)廁所，去翻翻其他書(shū)，這都可以，5分鐘休息結(jié)束再進(jìn)入下一個(gè)25分鐘。
中午的時(shí)候，你當(dāng)然可以在家里面做點(diǎn)東西吃，這是在家的好處。
但也需要給自己設(shè)定好，12點(diǎn)到1點(diǎn)之間才可以做這件事情，這是你的休息時(shí)間。
吃完之后，出門(mén)走一走，稍微呼吸一下新鮮空氣，舒展一下筋骨，這也挺重要的。
到了下午1點(diǎn)鐘再回來(lái)上班，6點(diǎn)鐘下班。
下班之后，你就可以離開(kāi)書(shū)房，或者你的電腦如果在餐桌上，就把電腦從餐桌上拿走，進(jìn)入下班狀態(tài)。
你告訴自己，我下班了，這個(gè)時(shí)候才把身上正式的衣服換成家居服。
清晰地區(qū)分好工作和休息時(shí)間，這樣遠(yuǎn)程工作，才會(huì)讓你既有高效，又能勞逸平衡。
如果公司里每個(gè)人都能做好這件事情，其實(shí)對(duì)公司的管理水平和個(gè)人的自我管理水平都是一個(gè)很大的提升。
最后的話
以上，是我分別站在企業(yè)和員工的角度給大家的6個(gè)建議。
希望能幫到選擇遠(yuǎn)程辦公的你。
